Een offerte maken met het AI-team

Klik in de portal op de naam van uw organisatie en kies Governance, dan Governance openen (de eigenaar zet het daar aan). Governance opent in hetzelfde tabblad. Klik op Aanmelden via de portal: Governance bewaart geen wachtwoorden, de portal kent u al en stuurt u terug. U begint bij Mijn werk.

Klik links op Offertes en kies Overzicht. Met het gebouwtje naast Nieuwe offerte maakt u een klant: een naam is genoeg, plaats en KvK-nummer helpen later in de offerte.

Wijs de klant aan en klik op het plusje: een nieuwe offerte opent in een eigen tabblad. Geef hem bovenaan een titel. Dan kiest u hoe u begint: zelf, met een lege offerte, of met het AI-team. Rechts rekent de inspector de prijs mee terwijl u werkt.

Plak de vraag van de klant, bijvoorbeeld de e-mail of het verslag van het gesprek, en klik op Laat het AI-team beginnen. Zes AI Collega's werken na elkaar, elk vanuit hun eigen rol: de product owner (waarom en wat), de architect (hoe), de begroter (werk en uren), de UX-ontwerper (momenten met de klant), kwaliteit (wanneer is het af) en de deal lead (waarom uw bedrijf). Rechts in de inspector ziet u ze werken.

Het eerste voorstel is de samenvatting van de product owner. Groen met een plus is nieuw, rood met een min gaat weg. Klik op Accepteren: de tekst staat in de offerte. Met Aanpassen en accepteren verandert u hem eerst; elk besluit kunt u ongedaan maken.

Bij Waarom InnTelligence schrijft de deal lead redenen. Zijn ze nog niet goed, klik dan op Afwijzen: het onderdeel blijft leeg en u schrijft het later zelf. Het besluit staat vast, met wie en wanneer.

Vertrouwt u een rol, dan neemt u al zijn voorstellen in één keer over: in de inspector staat bij elke rol Alles van deze rol accepteren. Daarna zijn alle voorstellen behandeld en staat de prijs rechtsboven.

Onder Werk en uren staat per regel het werk, de rol en de uren minimaal, waarschijnlijk en maximaal. Het werkt als een rekenblad: dubbelklik een cel, typ de uren (12, 12,5 of 1u30) en druk op Enter. De prijs rekent meteen mee. Minimaal moet kleiner zijn dan waarschijnlijk, en dat kleiner dan maximaal.

Boven de onderdelen staat een balk waarin u de offerte in één zin wijzigt, bijvoorbeeld de uren van een regel en tot wanneer de offerte geldt. Klik op Voorstel maken: u ziet eerst wat er was en wat het wordt. Pas met Doorvoeren verandert de offerte.

Klik bovenaan op Voorbeeld: de offerte zoals de klant hem krijgt, met de vaste prijs, de planning en wanneer het af is. Het woord Concept staat erover zolang de offerte niet definitief is.

Staat alles goed, klik dan op Definitief maken en bevestig. Daarna ligt de offerte vast: niemand kan hem meer wijzigen, ook het AI-team niet. Van een definitieve offerte maakt u straks een project.

Klik op PDF downloaden: de offerte als PDF in uw huisstijl, zoals in het voorbeeld, klaar om naar de klant te sturen. Kiest u bovenaan Engels, dan komt de PDF in het Engels.

Wil de klant toch iets anders, klik dan op Maak een kopie. U werkt verder in een nieuw concept; de definitieve offerte blijft zoals hij was, met al zijn besluiten.