Workflows
Elke stap en trigger: voorwaarden, loops, tabellen, aanroepen, einde.
Event trigger: waarmee een workflow start
Elke workflow begint bij een trigger. De Event trigger start de workflow als er een aanvraag binnenkomt: via een endpoint van uw API, vanuit een andere workflow, of als u op Voer uit klikt. Omdat u bij het bouwen nog geen echte aanvraag heeft, geeft u de trigger voorbeeldgegevens: daarmee probeert u de workflow uit, en elk veld erin is een variabele die de volgende stappen kunnen gebruiken.
Schema (cron): een workflow op vaste tijden
Niet elke workflow wacht op een aanvraag. Een weekoverzicht op maandagochtend, elk kwartier een controle, elke nacht opruimen: daarvoor start u de workflow met een Schema in plaats van een Event trigger. Flow start hem dan zelf, op de tijden die u opgeeft, ook als er niemand is ingelogd.
If / Else: één regel, twee wegen
Met If / Else laat u de workflow kiezen. U schrijft één regel op (welk veld, welke vergelijking, welke waarde) en verbindt de twee uitgangen: Ja als de regel klopt, Nee als hij niet klopt. Daarna leest u de workflow terug in gewone taal, zoals een collega hem zou uitleggen, en vergelijkt u met een ander veld in plaats van een vaste waarde.
Transform data: velden maken en rekenen
Transform data zet nieuwe velden in de gegevens van de workflow: tekst met {{veld}} erin, of een berekening die met = begint. U gebruikt hem om gegevens in de vorm te krijgen die de volgende stap of de aanroeper verwacht: een omschrijving samenstellen, btw uitrekenen, een veld hernoemen.
Loop: herhalen voor ieder item
Een bestelling heeft regels, een export heeft rijen, een API geeft een lijst terug. Met een Loop voert u dezelfde stappen uit voor ieder item uit zo'n lijst. Wat een stap in de loop verandert, blijft bewaard voor de volgende doorloop: zo telt u op of houdt u bij wat u tegenkwam.
Einde: bewust afronden
Zonder Einde stopt een workflow na de laatste stap en geeft hij alle gegevens terug die hij onderweg verzamelde. Met een stap Einde bepaalt u zelf hoe hij eindigt: geslaagd, met precies het resultaat dat u kiest, of mislukt, met een reden die iedereen bij de uitvoering terugleest.
Tabel: rijen opzoeken
Met de stap Tabel werkt een workflow met de gegevens in uw Flow-tabellen. Rijen opzoeken haalt de rijen op die aan uw voorwaarden voldoen, gesorteerd zoals u wilt, en geeft ze door als een lijst. Daarmee kan een volgende stap verder: een loop per rij, een antwoord aan de aanroeper, een bericht.
Tabel: een rij toevoegen
Een aanmelding, een bestelling, een melding: wat binnenkomt wilt u vaak bewaren. De stap Tabel met Eén rij toevoegen schrijft een nieuwe rij in een Flow-tabel. Per kolom zegt u wat erin komt, meestal een veld uit de aanvraag. Flow controleert de rij tegen de kolommen: een verplicht veld dat ontbreekt of een tekst in een getalkolom stopt de stap.
Human review: wachten op een akkoord
Sommige beslissingen laat u niet aan een workflow over: een grote korting, een terugbetaling, een uitzondering. Met de stap Human review pauzeert de workflow tot iemand in de Inbox goedkeurt of afwijst, met een toelichting die in het auditspoor komt. Na goedkeuren gaat de workflow verder waar hij was; na afwijzen stopt hij.
Notificatie: een bericht voor een team
Met Notificatie stelt een workflow een bericht op voor een team of kanaal, met gegevens uit de workflow erin. Zonder gekoppeld berichtensysteem is het een voorbeeld: Flow laat zien wat er verstuurd zou worden, maar verstuurt niets. Zo test u de inhoud veilig; voor echt versturen gebruikt u de stappen van een koppeling, zoals Teams of Slack.
E-mail: een bericht opstellen
De stap E-mail stelt een e-mail op: aan wie, het onderwerp en de tekst, met gegevens uit de workflow. Flow controleert of het adres klopt en of onderwerp en tekst er zijn. Zelf verstuurt deze stap niets: u ziet het concept, en een koppeling (zoals Microsoft 365) verstuurt het echt. Zo kunt u de tekst bijschaven zonder dat er iets de deur uit gaat.
Nog te koppelen: een stap voor later
Soms ontwerpt u een workflow voordat elk systeem gekoppeld is: OneDrive, Teams of het CRM komt volgende maand. Met Nog te koppelen zet u die stap er alvast in. Hij laat zien wat hij zou doen en wat hij zou meegeven, maar verandert niets. Zo test u de hele workflow nu al, en vervangt u de stap zodra de verbinding er is.
Loop: herhalen zolang een voorwaarde klopt
Soms weet u vooraf niet hoe vaak iets moet: een API die pagina voor pagina antwoordt, een poging die u herhaalt tot hij lukt. Dan zet u de Loop op Zolang een voorwaarde klopt. De voorwaarde wordt vóór iedere doorloop gecontroleerd; een stap in de loop moet hem uiteindelijk onwaar maken.
Stop de loop en Volgende item
Binnen een loop wilt u soms niet alles afmaken. Met Volgende item (continue) slaat u de rest van deze doorloop over en gaat u door met het volgende item. Met Stop de loop (break) houdt u helemaal op: de workflow gaat verder na de loop. Beide staan alleen binnen een loop, meestal achter een If / Else. Hier zoekt u het eerste product dat uitverkocht is.
Tabel: een rij bijwerken
Een rij bijwerken gaat altijd op id: zo weet Flow zeker welke rij u bedoelt. Meestal kent u het id niet, maar wel iets anders, zoals een factuurnummer. Dan zoekt u de rij eerst op en werkt u de gevonden rij bij. Hier zet u een factuur op betaald.
Tabel: een rij verwijderen
Rij verwijderen haalt één rij weg, op id. Net als bij bijwerken zoekt u de rij eerst op aan iets wat u wel weet. Verwijderen is definitief: de tabel houdt bij wie wat veranderde, maar de rij zelf is weg. Hier verwijdert u een afmelding uit de lijst met deelnemers.
Tabel in geheugen en Rij toevoegen
Een Tabel in geheugen bestaat alleen tijdens de uitvoering. U geeft hem vaste kolommen met een type, vult hem uit een lijst en krijgt schone JSON terug: elke rij wordt gecontroleerd, dus een tekst in een getalkolom valt meteen op. Met Rij toevoegen zet u er daarna losse rijen bij. Handig voor een antwoord aan een aanroeper of een export.
HTTP request: een API aanroepen
Met HTTP request roept een workflow een andere API aan: een leverancier, een webwinkel, een intern systeem. Via een verbinding blijven het adres en de sleutel op één plek, op de server; in de stap zet u alleen het pad. Het antwoord krijgt een naam, zodat de volgende stappen erbij kunnen.
Workflow aanroepen: een workflow hergebruiken
Wat u vaker nodig heeft, bouwt u één keer: een btw-berekening, een klantcontrole, een standaardbericht. Met Workflow aanroepen gebruikt u zo'n workflow als één stap in een andere. Hij draait binnen dezelfde uitvoering, krijgt de invoer die u meegeeft, en wat hij met zijn API-antwoord teruggeeft, krijgt u terug onder de naam die u kiest.
API-antwoord: wat de aanroeper terugkrijgt
Staat een workflow achter een endpoint, dan bepaalt de stap API-antwoord wat de aanroeper terugkrijgt: de HTTP-status en de body, met gegevens uit de workflow. Zonder API-antwoord krijgt de aanroeper alles wat de workflow verzamelde. U bouwt het antwoord, publiceert de workflow als endpoint en roept hem aan zoals een afnemer dat doet.
App action: een schrijfactie als concept
App action legt vast wat de workflow in een bronsysteem zou willen doen (een order aanmaken, een klant bijwerken), zonder het echt te doen. U ontwerpt en test de workflow van begin tot eind; de stap laat zien welke handeling op welke verbinding gepland staat. Voor de echte aanroep vervangt u hem later door een HTTP request of een bouwsteen.
Werkwachtrij: rij voor rij afwerken
Een werkwachtrij werkt de open rijen van een Flow-tabel één voor één af, zoals een robot zijn bakje met taken. Per rij zet hij de status op bezig, voert hij de stappen in de wachtrij uit en zet hij de rij op klaar, of op mislukt met de reden. Eén mislukte rij houdt de rest niet tegen; mensen zien en herstellen hem in de tabel zelf.
Toon widget: gegevens als kaart
Een chat-widget is een kaart, tabel of grafiek die in de chat verschijnt. Met Toon widget vult een workflow zo'n widget met zijn eigen gegevens. Roept een AI Collega de workflow aan, dan ziet de gebruiker in de chat geen lap tekst maar de kaart. In de Studio ziet u het resultaat meteen onder de uitvoer.
Bouwsteen: een gepubliceerd blok gebruiken
Een bouwsteen is een los, getest stuk werk: een HTTP-aanroep, een stukje Python, een AI-prompt of, zoals hier, een patroon dat ordernummers uit tekst haalt. Met de stap Bouwsteen gebruikt u een gepubliceerde versie in uw workflow. U koppelt iedere invoer aan gegevens uit de workflow; het resultaat krijgt een naam.
Valideer gegevens: eerst controleren, dan verwerken
Valideer gegevens komt uit een plugin: een uitbreiding die uw beheerder aan Flow toevoegt, en die in de bibliotheek staat zoals elke andere stap. U schrijft per veld welk type het moet hebben. Klopt alles, dan gaat de workflow via de bovenste uitgang verder; ontbreekt er iets of is een type fout, dan via de onderste, met de fouten erbij.