Tabellen
Elk kolomtype, zoeken en filteren, beveiliging, een tabel als API, importeren.
Kolom: tekst
Tekst is de standaardsoort van een kolom: namen, omschrijvingen, kentekens, alles wat u niet uitrekent. U voegt een verplichte tekstkolom toe aan een tabel met werkbonnen, vult een rij en ziet wat Flow doet als die tekst ontbreekt.
Kolom: getal
Een Getal-kolom is voor alles waarmee u rekent en dat decimalen kan hebben: bedragen, gewichten, kilometers. Flow bewaart het als echt getal, dus een workflow kan ermee rekenen en u kunt er netjes op sorteren en filteren. U voegt een bedrag toe aan een tabel met offertes.
Kolom: geheel getal
Een Geheel getal is voor aantallen die nooit half zijn: stuks op voorraad, aantal personen, een volgnummer. Flow laat er geen decimalen in toe. U houdt de voorraad van een fietsenwinkel bij.
Kolom: datum
Een Datum-kolom bewaart een dag, zonder tijd: een leverdatum, een geboortedatum, de vervaldag van een factuur. U kiest hem met een datumkiezer, en Flow bewaart hem altijd op dezelfde manier (jaar-maand-dag), zodat sorteren en vergelijken klopt. U zet een leverdatum bij bestellingen.
Kolom: datum en tijd
Een kolom Datum en tijd bewaart een moment: een afspraak, het tijdstip van een levering, wanneer iets binnenkwam. U plant een afspraak in de werkplaats.
Kolom: ja / nee
Een Ja / nee-kolom is een vinkje per rij: onder garantie of niet, betaald of niet, nieuwsbrief wel of niet. U zet bij reparaties of ze onder de garantie vallen.
Kolom: keuze uit vaste waarden
Een Keuze-kolom mag alleen de waarden hebben die u vastlegt, zoals een soort, een categorie of een vestiging. In het scherm met gegevens wordt dat een keuzelijst: geen tikfouten, en filteren werkt altijd. U deelt reparaties in naar soort werk.
Kolom: status met een verloop
Een Status-kolom heeft vaste waarden én een verloop: bij welke waarde een nieuwe rij begint en welke stap na welke mag komen. Flow bewaakt dat verloop voor iedereen (mensen, workflows en uw API) en schrijft elke statuswijziging in het auditlog. U volgt aanvragen voor een proefrit.
Rijen wijzigen en verwijderen
Onder Gegevens werkt u rechtstreeks in de rijen van een tabel, zoals in een spreadsheet: u wijzigt een cel, slaat die rij op, of verwijdert een rij. Flow controleert elke wijziging met dezelfde regels als bij het toevoegen. U werkt de prijslijst van een fietsenmaker bij.
Tabel uit een Excel-bestand
Flow leest ook Excel-bestanden (.xlsx). Heeft het bestand meer werkbladen, dan kiest u het blad met de gegevens. Datums, bedragen, aantallen, ja/nee-cellen en tijdstippen herkent Flow aan wat Excel erin bewaart, dus ook in een Nederlandse Excel klopt het. U leest de onderhoudsbeurten van september in uit de kassa.
Met twee in één tabel
Werkt een collega tegelijk in dezelfde tabel, dan ziet u dat meteen. Voegt die rijen toe of haalt die rijen weg, dan volgt uw tabel vanzelf en zegt één rustige regel wie wat deed. Verwijdert uw collega juist de rij die u aan het wijzigen was, dan raakt u uw wijziging niet kwijt: Flow zegt het en zet hem met één klik terug als nieuwe rij. En verandert iemand de kolommen, dan past uw tabel zich aan en ziet u wat er veranderde. Wijzigt u allebei hetzelfde veld, dan vraagt Flow bij dat veld welke waarde blijft (zie Samen bouwen in Flow).
Kolom: JSON
Een JSON-kolom bewaart een gestructureerde waarde in één cel: een object met velden of een lijst. Handig voor wat per rij anders is, zoals de onderdelen van een reparatie of het ruwe antwoord van een ander systeem. Voor wat u wilt filteren of sorteren zijn gewone kolommen beter.
Zoeken en filteren in een tabel
Een workflow haalt met de stap Tabel precies de rijen op die hij nodig heeft. Met Alleen rijen waar… zet u voorwaarden die gelijk moeten zijn; voor ‘bevat’, ‘minstens’, ‘een van’ en ‘niet’ gebruikt u de geavanceerde configuratie. U zoekt in de klantvragen van een fietsenmaker de open vragen over remmen vanaf 50 euro.
De beveiliging van een tabel
Op het tabblad Beveiliging van een tabel legt u vast hoe gevoelig de gegevens zijn, of andere modules de tabel mogen gebruiken, en wie de rijen mag lezen en wijzigen: per rol, en apart voor afnemers via de API en voor workflows. U beschermt een tabel met klantgegevens.
Een tabel publiceren als API
Met één klik krijgt een tabel de standaard REST-endpoints: een lijst (met filter per kolom), één rij ophalen, toevoegen, bijwerken en verwijderen. Het zijn gewone endpoints op een API die u al heeft: ze erven het beveiligingsbeleid van die API en staan in de OpenAPI-beschrijving. U zet de fietsen die te koop zijn open voor een webwinkel.